Lettre à Didier, ce futur expert du management en télétravail

Cher Didier,

Alors, comment ça se passe le télétravail de ton côté ?

Pas évident de trouver ton rythme non plus ? Tu n’es pas tout seul à la maison et tu dois quand même trouver le moyen de travailler efficacement ? Tu fais un plongeon forcé dans le management à distance et tu sens bien que l’équipe n’est pas encore « calée » ?

Je comprends et surtout je compatis, sache que chez Switch and Go ce n’est pas facile tous les jours non plus :

• Pauline peut prendre des appels en visio uniquement quand bébé dort, ou pendant que Papa lui-même en télétravail peut s’en occuper, ou alors bébé est en visio aussi
• Jérôme doit se cacher dans son placard pour éviter que son fils ne le dérange, on découvre son tiroir à chaussettes et son étagère à marinières, c’est sympa
• Christine, experte du télétravail depuis des années doit aussi aider ses jumeaux à comprendre le monde compliqué des fractions, et trouver le temps de s’adapter aux nouveaux outils de visio et de messagerie instantanée
• Caroline tente tous les jours de trouver le recoin de son appartement avec la meilleure connexion wifi pour pouvoir communiquer efficacement avec nous. Elle doit jouer des coudes avec son conjoint
• Thomas ne sait plus quoi faire pour casser la routine du quotidien, il a du mal à se concentrer par manque de deadline fortes, il commence à tourner en rond et prends des appels sur son vélo d’appartement
• Les apéros en visio nous permettent de rester soudés, mais si ça suffisait on en aurait abusé depuis bien longtemps !

Mais ne t’inquiète pas Didier, le télétravail et le management d’équipe on connait bien chez Switch and Go, on va t’aider !
(Attention Didier, on a plein de choses à te raconter, mais ça parle de toi, donc ça devrait t’intéresser)
J’aimerais commencer par te rassurer.

Sur le papier, il n’y a pas grand-chose qui change en situation de télétravail par rapport à la vie au bureau, pour les managers comme pour les collaborateurs. Tu ne me crois pas ?
Voyons plutôt. En télétravail comme au bureau :

• Il faut organiser la vie et le travail d’équipe pour atteindre les objectifs collectifs, et communiquer en continu
• Il faut que le sentiment de responsabilisation domine : chacun doit se sentir impliqué, utile, monter en compétences
• Il faut prendre soin de soi et des autres, et veiller aux équilibres pro-perso.
• Et lorsque la confiance règne au sein de l’équipe, c’est BEAUCOUP plus facile de faire tout cela !

Tu vois, les basiques restent les mêmes !

Ceci étant dit, si toi et moi on a autant de mal à travailler depuis quelques semaines à la maison, c’est qu’il doit quand même y avoir une ou deux différences, non ?

En télétravail :

• Toutes nos habitudes sont bouleversées, à commencer par l’organisation de la vie du foyer.
• On ne sait plus très bien si la collègue est disponible pour nous aider, elle n’est pas en face de nous !
• On ne capte plus les informations qui circulent aussi dans les couloirs du bureau, et au passage on perd de l’information sur les sujets importants. C’est aussi plus compliqué de prendre des nouvelles les uns des autres.
• On ne ressent pas les choses de la même manière quand on ne partage plus le même espace physique… en télétravail c’est plus compliqué de jauger l’humeur de l’équipe.
• Et puis coté concentration à la maison c’est compliqué, l’espace de travail est minuscule (lorsque ce n’est pas le plan de travail de la cuisine), c’est bruyant (parce que tu n’es pas tout seul dans la cuisine), et tu ressens comme un petit manque de charisme depuis que tu travailles en pyjama-charentaises.

J’ai quelques solutions à te proposer.
Repartons de ce que tu me disais l’autre jour…

Tu disais l’autre jour Didier : « comment je peux m’assurer que l’équipe travaille aux bons horaires, et en même temps ? »
On a un scoop pour toi ! Tu ne peux pas le faire en télétravail, et tu ne peux pas non plus le faire au bureau ! Attention, on ne dit pas qu’il ne faut pas s’accorder avec l’équipe sur quelques règles de fonctionnement, comme les plages horaires travaillées, le type d’information à communiquer par mail vs. téléphone vs. messagerie instantanée, les réunions obligatoires, … On dit simplement qu’à la maison comme au bureau, on reste humains ! On a tous besoin d’une petite pause, pas forcément tous les jours à la même heure, de déconnecter le soir (et c’est à toi d’encourager tout le monde à le faire en montrant l’exemple !), et en partant du principe que chacun sait ce qu’il a à faire et sait le faire, personne n’a besoin d’être contrôlé. En revanche ton équipe a certainement besoin de ta confiance et de soutien (ça fait partie de ton rôle de manager Didier)

Tu disais l’autre jour Didier : « la confiance n’exclut pas le contrôle ».
Eh bien si, la confiance exclut le contrôle, sinon ça ne sert à rien !
Soyons clairs, il faut évidemment garder un œil sur l’activité globale et les avancées, mais surtout pas perdre son temps à tout regarder dans le détail !
Tu fais du vélo Didier ? Quand les pneus de ton vélo son bien gonflés, tu leur fais confiance pour rester gonflés, tu ne t’arrêtes pas tous les 300m pour vérifier la pression. Avec ton équipe c’est pareil, elle est gonflée à bloc, elle fait le boulot selon le planning établi, pas besoin de contrôler ! Et elle te remercie car elle se sent beaucoup moins infantilisée, plus valorisée, et plus responsabilisée.
Et alors ? Et alors elle est plus motivée, tout simplement.
Et tant qu’à faire, puisque tu dois faire en sorte que les objectifs de l’équipe soient atteints, pourquoi ne pas imaginer avec elle une nouvelle répartition des rôles, temporaire ou non ? Il y a fort à parier qu’elle a de très bonnes idées, ton équipe ! Déléguer certaines tâches ou projets, en profiter pour faire monter en compétences ton équipe, tu y avais pensé ?
Au fait Didier, tu savais qu’en situation de télétravail ton équipe aura tendance à se mettre la pression toute seule, par crainte que les autres pensent qu’elle n’avance pas assez vite ? (Oui oui c’est prouvé). Tu vois, pas besoin d’en rajouter, ça va bien se passer.

Tu disais l’autre jour à ton équipe, Didier : « Ta vie perso, ça te regarde ».
C’est vrai. Et en même temps, encore plus quand le télétravail est forcé, la distance détériore le lien social entre collègues, et rend encore plus invisibles les fragilités de chacun. Tu vas donc devoir y faire très attention, encore plus que d’habitude. Comment ? En créant des temps d’échanges spécifiques pour partager autour des difficultés rencontrées par chacun : tu dois veiller à ce que tout le monde puisse s’exprimer. Il faut également prendre le temps de contacter chaque membre de ton équipe régulièrement pour prendre de ses nouvelles et apporter ton soutien si besoin.
Et puis parce que la bonne humeur est contagieuse : encourage tout le monde à partager ses bonnes nouvelles du moment, aussi insignifiantes soient-elles ! Moi par exemple j’ai découvert de nouveaux outils de visio super utiles, ce n’est pas grand-chose mais je l’ai partagé à toute l’équipe.

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Tu disais l’autre jour, Didier : « Même avec une organisation parfaite et les meilleures intentions, à un moment ça va monter dans les tours c’est certain ».
Tu as raison Didier. En contexte de télétravail (et de manière peut être encore plus exacerbée lorsque cela s’accompagne d’une assignation à résidence pour crise sanitaire mondiale aggravée) nous ressentons tous à minima du doute et de l’incertitude.
Il nous faut être encore plus vigilants à nos émotions et celle des autres. Si jamais ça commence à sentir le sapin, on te conseille tout d’abord de prendre quelques grandes inspirations, ça permet de se calmer, ne pas dire des choses que tu regretteras plus tard, et de pouvoir réfléchir à nouveau sereinement. Viens alors le temps de se questionner : Pourquoi as-tu ressenti cette émotion ? Qu’est-ce qui a déclenché ton émotion dans ce que l’autre a dit ou fait ? Qu’est ce qui relève d’une crainte rationnelle ou à l’inverse d’une peur irrationnelle ? (Non, tes collègues ne sont pas en train de joueur au Monopoly en famille pendant que tu travailles, Didier, ta crainte n’est pas rationnelle). Que cherchais cette personne au final ?
Prends les questions dans l’ordre que tu veux, mais décortique un peu, et pose des mots sur tes émotions. Cela t’aidera beaucoup, toi et les autres.

Tu disais enfin, Didier : « de toute façon, lui, je ne comprends jamais rien à ce qu’il fait, et c’est toujours très compliqué de le joindre ».
Tu as certainement déjà observé des choses concrètes qui te font dire cela, mais permets-moi quand même d’en profiter pour en remettre une couche.
Dans la vie, télétravail ou pas, tout est toujours sujet à interprétation. Je suis par exemple certain que tu t’es déjà dit que telle ou telle personne faisait exprès de ne répondre que partiellement à ton email. La réalité c’est que tu n’en sais rien ! En tous cas pas toujours ! On croule tous sous les projets, les infos, les demandes, et désormais s’ajoutent à la liste des tâches au bureau les devoirs des enfants, sortir le chien, et préparer à manger.
Ce qui change aussi en télétravail, c’est qu’il est encore plus compliqué vérifier tes intuitions de tes propres yeux, car tu n’as pas ton équipe en ligne de mire toute la journée. Alors attention aux interprétations hâtives, et souviens toi du fameux proverbe Switch and Go : « En télétravail comme au bureau, la confiance à priori c’est tellement plus chouette » (si tu t’attendais à ce que ça rime Didier tu nous surestimes, et on t’en remercie d’ailleurs);
Et pour entretenir cette confiance, il faut responsabiliser (encore !!!) chaque membre de l’équipe, par exemple en co-organisant la répartition des tâches, en valorisant les idées de chacun, en communiquant en toute transparence sur les échecs et les réussites.

Allez Didier, pour t’aider, le récap’ des bonnes idées :

1. LA VIE DE L’EQUIPE

#COMMEDHAB
Pour entretenir la cohésion d’équipe, il faut discuter du pro ET du perso, et ça commence par « Bonjour Didier, comment vas-tu ce matin ? »
Encourager tout le monde à s’exprimer aussi sur ce qui va bien (pour le partage de bonnes idées), et chercher ensemble des solutions à ce qui va moins bien

#CESTPASPAREILALAMAISON
Si possible, prévoir un temps dédié chaque matin pour partager l’humeur de chacun, et en fin d’après-midi pour « fermer le bureau » et se souhaiter la bonne soirée.
La machine à café n’est pas partagée, chacun la sienne ! C’est moins convivial, mais plus personne ne râle quand la machine est sale !

2. LA PERFORMANCE D’EQUIPE

#COMMEDHAB
Pour veiller à la performance de l’équipe, il faut répartir les tâches, partager sur les succès et les difficultés. Tu l’auras compris, le secret c’est la communication. L’email et le téléphone restent tes armes clés. Et maintenant il y la visio en plus.
Pour être efficace il faut gérer son temps et planifier ses tâches un minimum.
Définir des plages de travail de 25 min + 5 min de pause (la fameuse Pomodoro technique)

#CESTPASPAREILALAMAISON
Cette fois ça se passe aussi en visio, mais les principes restent les mêmes. Les outils de visio, tu les connais Didier (Whereby, Zoom, Google Meet, Skype, …)
Et si jamais tu te dis que le télétravail c’est l’occasion de travailler un peu plus « en mode projet avec messagerie instantanée » avec ton équipe, fais confiance aux millions de personnes qui ont utilisé Slack avant toi ! Microsoft Teams ça marche aussi.

3. L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET LA CONCENTRATION

#COMMEDHAB
Pour ne pas être dérangé toutes les deux minutes, tout en maintenant le lien dans l’équipe, il faut définir et partager les règles pour ne pas être dérangé toutes les deux minutes.
Pour travailler dans un environnement qui favorise la concentration, il faut s’installer dans un lieu silencieux et confortable.

#CESTPASPAREILALAMAISON
Avec les collègues tout va bien se passer : ce sont tes chers colocataires qui risquent de te donner du fil à retordre ! Il te faut définir des règles claires avec ta famille pour éviter d’être dérangé, par exemple : « Si tu me déranges alors que j’ai un casque sur les oreilles, alors pas de dessert ».
Coté messagerie instantanée, penser à adapter son status : Disponible/absent/occupé – et respecter celui des autres

On le sait Didier, ce n’est pas forcément facile à la maison, il va falloir redoubler d’imagination. Si vraiment tu dois t’installer sur la table de la cuisine, alors choisi peut-être le coté de la table où tu seras le moins dérangé visuellement (mais attention à ce qui se passe derrière toi lorsque tu es en visio avec tes collègues).
Astuce pour te sentir encore plus en situation de travail : conserve les petits rituels du matin : s’habiller, se parfumer, quelques bouffées d’air frais… Si tu restes au fond de ton lit en pyjama, tu vas avoir un peu plus de mal à te sentir impliqué dans ton travail. On a testé pour toi, tu peux nous croire !

4. L’EQUILIBRE DE VIE !

#COMMEDHAB
Pour un bon équilibre Pro/perso il faut savoir dire « stop » et éteindre son ordinateur en fin d’après-midi. Et pour se sentir bien à tous les niveaux, rien de tel que de l’exercice physique régulier.

#CESTPASPAREILALAMAISON
Le temps de transport sera beaucoup plus court pour rentrer chez toi, mets-le à profit pour ne pas travailler et faire quelque chose d’autre qui te plait ! (Ou pour ne rien faire, surtout si ta journée a été intense)
Tu n’as pas la chance de sortir de chez toi pour aller prendre les transports en commun, enfourcher ton vélo, ou marcher 45 min.
Et terminées les longues promenades dans les couloirs du bureau. Bref, tu as besoin d’un peu moins de calories (Donc on t’invite à ne pas te resservir des lasagnes si tu n’as plus faim…)

Si après tout ça, Didier, tu as toujours des difficultés à manager ton équipe à distance, c’est peut-être que le problème est tout autre…
Le télétravail, la distance, ce n’est ni plus ni moins qu’un révélateur, qui met en lumière tous les petits soucis du quotidien de l’équipe : toutes tes petites erreurs de management refont surface !

A ton avis Didier, c’est grave ?
Oui, parce que tu es assis sur « une bombe à retardement ». Si ça allait mal avant le télétravail, la distance ne va rien arranger !
Non, parce qu’il y a des solutions à tout, qu’on peut tous s’adapter et apprendre, y compris-toi et tous les membres de ton équipe.

Et si le sujet plus large de la Responsabilisation et la Confiance t’intéresse, je serais heureux de t’en parler !

A bientôt Didier,
Switch and Go
(PS : prends soin de ton équipe, c’est la base de tout !)

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